Выберите каталог
для скачивания

Скачать каталог выставок

EN

RU

Company

Услуги для
экспонентов

Организация участия в выставке «под ключ»

Компания Элефантс оказывает полный комплекс услуг по участию в зарубежных выставках:

Подбор профильных выставок
Бронирование необходимой выставочной площади
Оформление всей документации по участию в выставке
Разработка дизайн-проекта выставочного стенда
Застройка и оснащение выставочного стенда
Логистические услуги – доставка выставочных грузов
Услуги делового туризма
Привлечение дополнительного персонала – переводчики, стендистов, промоутеров
Разработка дизайна и изготовление раздаточных материалов
Иные услуги по Вашему запросу

Аренда выставочной площади

Мы отправим запросы организаторам по интересующим Вас параметрам участия:

Очное или заочное;
Индивидуальное или составе коллективного стенда;
Со стандартной застройкой или эксклюзивной;
Размер стенда
Тип стенда: линейный (открыта одна сторона), угловой (две стороны), полуостров (три стороны), остров (все стороны обращены к проходам);
Размещение в определенной тематической/отраслевой экспозиции или специализированном разделе;

Калькулятор расчета площади стенда

Оформим заявочную и договорную документацию, в т.ч. обеспечим своевременное внесение необходимой предоплаты для подтверждения бронирования площади.

В выставочной сфере применимы такие понятия, как «раннее» и «позднее» бронирование, которые используются в гостиничном и билетном бизнесе. Чем раньше вносится предоплата, тем ниже стоимость (скидка может составлять до 20 % от базовой цены) и больше выбор мест для размещения стенда.

Следует обратить внимание на случай отказа от участия — не всегда это можно сделать бесплатно, особенно если до выставки остаётся менее одного месяца.

Внесение информации об участнике в официальный каталог выставки, как правило происходит сразу после заключения договора, поэтому важно направить ее своевременно, чтобы гарантировать публикации на всех информационных ресурсах – на сайте выставке, в путеводителе и в официальном печатном каталоге, если печать таких предусмотрена организаторами.

Разработка дизайн-проектов выставочных стендов и конференц-залов

Специалисты компании «Элефантс» уже много лет разрабатывают дизайн-проекты выставочных стендов и конференц-залов. Работа над дизайн-проектом состоит из таких этапов:

Анализ требований заказчика

На этом этапе происходит обсуждение целей мероприятия, целевой аудитории, бюджета и других важных аспектов.

Исследование рынка и конкурентов

Дизайнер изучает специфику отрасли заказчика, чтобы понять, какие решения уже были использованы, и определить уникальные особенности своего проекта.

Создание концепции дизайна

Основываясь на результатах анализа, дизайнер разрабатывает общую идею оформления стенда или зала, которая будет соответствовать целям мероприятия и ожиданиям целевой аудитории.

Разработка эскизов

Дизайнер создаёт проект оформления, который представляет собой детальные чертежи с указанием размеров, материалов и цветовой гаммы.

Детальная проработка проекта

После утверждения концепции и эскизов дизайнер создаёт подробные чертежи всех элементов стенда или зала.

Реализация проекта

На основе чертежей изготавливаются все необходимые элементы оформления.

Мы создаём уникальные и запоминающиеся пространства, которые станут залогом успеха ваших мероприятий.

«Элефантс» осуществляет строительство выставочных стендов на зарубежных мероприятиях. Процесс застройки выставочного стенда может включать в себя несколько этапов:

1

Составление расчета стоимости застройки

На основании дизайн-проекта стенда составляется подробная смета, включающая в себя стоимость материалов, оборудования, в т.ч. затраты на их логистику и непосредственно работ, связанных с монтажом-демонтажом стенда.

2

Изготовление элементов стенда

Это могут быть различные конструкции, такие как витрины, подиумы, стойки и т. д., а также информационные материалы, баннеры, вывески и другие элементы оформления.

3

Доставка элементов на место проведения выставки

Важно обеспечить своевременную доставку всех элементов и оборудования на место выставки, чтобы избежать задержек при сборке стенда.

4

Сборка и установка стенда

Этот этап включает в себя сборку конструкций, установку мультимедийного оборудования и элементов оформления. Важно убедиться, что стенд соответствует плану застройки и требованиям организаторов выставки.

5

Тестирование и проверка работоспособности

Перед открытием выставки необходимо провести тестирование всех систем и убедиться в их исправности.

6

Демонтаж стенда после окончания выставки

После завершения выставки необходимо демонтировать стенд и упаковать все элементы для последующей транспортировки.

Мы уделяем внимание каждому этапу процесса застройки, чтобы обеспечить клиентам успешное участие в выставке и достижение поставленных целей.

Элефантс осуществляет застройку и оснащение деловых мероприятий на зарубежных выставках. Работы могут включать в себя следующие этапы:

1

Составление расчета стоимости застройки

На основании дизайн-проекта оформления пространства для проведения делового мероприятия составляется подробная смета, включающая в себя стоимость монтажных-демонтажных работ, материалов и оборудования, в т.ч. их логистику.

2

Изготовление элементов оформления

Это могут быть различные конструкции, такие как задник президиума, пресс-воллы, подиумы, раусы сцен и т. д., а также навигационные конструкции к месту проведения и другие вспомогательные элементы для информирования участников мероприятия.

3

Доставка на место проведения мероприятия

Важно обеспечить своевременную доставку всех элементов оформления и оборудования на место проведения делового мероприятия для своевременного

4

Монтаж элементов оформления и установка оборудования

Этот этап включает в себя сборку конструкций, крепление на них элементов оформления и освещения, установку мультимедийного оборудования и мебели.

5

Тестирование и проверка работоспособности

Перед открытием выставки необходимо провести тестирование всех систем и убедиться в их исправности.

6

Демонтаж стенда после окончания выставки

После завершения выставки необходимо демонтировать конструкции, упаковать оборудование и мебель для последующей транспортировки.

При застройке и оснащении деловых мероприятий не менее важно, как и в случае с застройкой стенда, использовать качественные материалы, мебель и надежное оборудование для обеспечения бесперебойной работы.

Аренда конференц-залов

Подберем оптимальное пространство для проведение вашего мероприятия.
Произведем бронирование и оформим необходимые документы.
Согласуем оформительские работы и оснащение соответствующим оборудованием.
Обеспечим охрану и уборку.

Технические услуги

Специалисты Элефантс организуют обеспечение техническими услугами:

- Согласование технической документации - подготовка пакета документов по эксклюзивному стенду для технических служб выставочной площадки, который может состоять из следующих элементов:

чертежи с точными размерами элементов стенда, с указанием используемых материалов, из которых строится стенд;
план электроподключения стенда – схематическое указание используемого оборудования и его энергопотребление, прокладки электропроводки и размещения розеток, электрощита с предохранителями;
статистические расчеты для сложных конструкций – нагрузки на соединительные элементы с учетом допустимых норм и т.д.;

- Электроподключение с необходимым энергопотреблением стенда

- Проведение противопожарной обработки поверхностей стенда – стены, пол, потолок, подвесные элементы стенда, в т.ч. рекламные носители из баннерного или текстильного полотна.

- Оформление пропусков в зону проведения погрузочно-разгрузочных работ.

- Водопроводное подключение и водоотведение на стенде.

- Подключение к Интернету.

Рекламные и спонсорские пакеты

Предлагаем использовать маркетинговые активности для продвижения бренда, продукции или услуг компании среди целевой аудитории выставки.

Для этого хорошо подходят рекламные пакеты, которые обычно включают размещение логотипа компании на различных рекламных материалах выставки (буклеты, каталоги, баннеры), а также на площадке мероприятия. Это позволяет повысить узнаваемость бренда и привлечь внимание потенциальных клиентов.

Для более статусного позиционирования организаторы выставки предлагают спонсорские пакеты. Они обладают более широкими возможностями и включают в себя эксклюзивные рекламные опции, в т.ч. предполагают организацию семинаров, мастер-классов или других мероприятий в рамках выставки, а также предоставление призов участникам или партнёрам. Спонсорство позволяет компании выделиться среди конкурентов и укрепить свой имидж как надёжного партнёра и эксперта в своей отрасли.

Организация b2b встреч

Команда «Элефантс» поможет вам заранее организовать деловые встречи (matchmaking) с потенциальными партнёрами или клиентами. Во время работы на выставке у вас будет возможность провести переговоры с поставщиками, инвесторами, дистрибьюторами и другими участниками рынка для установления деловых отношений.

Процесс организации matchmaking включает в себя несколько этапов:

1

Определение целей и задач

Прежде чем начать организацию встреч, необходимо определить, какие цели вы преследуете и каких результатов хотите достичь. Это может быть поиск новых партнёров, расширение клиентской базы, привлечение инвестиций и т. д.

2

Анализ потребностей клиентов

Необходимо изучить потребности потенциальных клиентов и партнёров, чтобы понять, какие компании или люди могут быть им интересны.

3

Поиск подходящих кандидатов

На основе анализа потребностей можно составить список потенциальных кандидатов для matchmaking. Это могут быть компании из определённого сектора экономики, с определённым размером или географическим расположением.

4

Организация встреч

После того как список кандидатов составлен, можно приступать к организации встреч. Для этого можно использовать различные инструменты, такие как онлайн-платформы, социальные сети, личные контакты и т. п.

5

Мониторинг результатов

После проведения встреч необходимо оценить их результаты и проанализировать, насколько они соответствуют поставленным целям. Если результаты не оправдали ожиданий, то можно внести коррективы в процесс организации matchmaking и попробовать ещё раз.

Услуги делового туризма

Компания «Элефантс» предлагает полный спектр услуг делового туризма для участников зарубежных выставок:

Билеты

Поможем подобрать оптимальный маршрут до выставки из любой точки России и мира и оформим как авиа, так и железнодорожные билеты;
Визы

Поможем разобраться в визовых формальностям и получить все необходимые документы для въезда в Российскую Федерацию иностранным участникам и посетителям выставок
Трансферы

Организуем встречу в аэропорту и трансфер в гостиницу, а также транспортное обслуживание во время работы выставки
Экскурсии

Расскажем о самых интересных и знаковых местах города, в котором проводится выставка, поможем организовать досуг
Проживание

Предложим варианты гостиниц с учетом пожеланий и бюджета

Услуги дополнительного персонала

Во время проведения выставки подготовленный привлечённый персонал поможет вам эффективно работать:

Промоутеры

Организуют активности за пределами стенда: раздадут листовки или промо образцы продукции, пригласят посетителей на стенд

Хостес

Встретят посетителей, установят первичный контакт, выявят статус посетителя и фиксируют его данные

Переводчики

Особенно важны при работе на зарубежных выставках. Их знание местного языка значительно облегчит общение с потенциальными партнёрами, что позволит провести переговоры максимально продуктивно

Все кандидаты, с которыми сотрудничает «Элефантс», обладают подтверждёнными компетенциями и имеют хорошие рекомендации.

Услуги письменного перевода

При подготовке к участию в зарубежной выставке вам потребуется перевести на иностранный язык различные документы и рекламно-информационные материалы. Специалисты компании «Элефантс» выполнят качественный и оперативный перевод вашей информации.

Наши письменные переводчики тщательно анализируют исходный текст, определяют его контекст и стиль, а затем создают новый текст на целевом языке, сохраняя смысл и тон оригинала.

Кейтеринговые услуги

Сосредоточьтесь на работе на стенде, не отвлекаясь на организацию питания. Компания «Элефантс» возьмет решение этих вопросов на себя:

Разработка меню с учётом специфики выставки
Доставка продуктов и оборудования
Приготовление и подачу блюд
Обслуживание во время мероприятия
Уборка после окончания работы выставки

Логистические услуги

Наши партнеры по логистике оптимизируют расходы и обеспечат своевременную доставку выставочного оборудования, экспонатов и других грузов. В их компетенции находятся такие направления как:

Консультации по вопросам таможенного оформления
Отслеживание перемещения груза в режиме реального времени
Подготовка необходимых документов
Выбор оптимального маршрута и способа транспортировки груза
Организация погрузочно-разгрузочных работ
Доставка груза до места проведения выставки и обратно
Страхование груза

Услуги дизайна

Наши дизайнеры имеют большой опыт в разработке художественной графики для сегмента b2b:

Логотипы и фирменные стили. Создание узнаваемого логотипа и фирменного стиля для компании, которые будут использоваться в различных маркетинговых материалах.

Рекламные материалы. Разработка рекламных плакатов, брошюр, листовок и других материалов для продвижения продукции или услуг компании.

Упаковка и этикетки. Дизайн упаковки товаров и этикеток, которые должны быть привлекательными и информативными.

Презентации и инфографика. Создание презентаций и инфографики для представления информации о компании или продукте.

Визуализация данных. Преобразование сложных данных в наглядные и понятные визуальные элементы.

Каждое из этих направлений может быть адаптировано под конкретные потребности бизнеса и его целевую аудиторию, что особенно актуально при организации экспорта на зарубежные рынки.

Изготовление рекламной продукции

Для работы на выставке вам могут понадобиться различные рекламно-информационные материалы, в том числе сувенирная продукция для посетителей стенда. По вашему запросу компания «Элефантс» оперативно изготовит и доставит на ваш стенд:

полиграфическую продукцию: презентации, буклеты, брошюры, каталоги, листовки, папки, блокноты и прочее;

сувенирную продукцию с вашим брендом: ручки, магниты, шоколад, пакеты, стикеры и многое другое.

Воспользовавшись нашими услугами по изготовлению раздаточных материалов, вы сможете сэкономить деньги на их доставке на выставку, а также избавитесь от оформления ввозных документов и разрешений.

Рекламные и PR-услуги

Для эффективного участия в выставке следует проводить рекламные и PR-активности. Вот как может выглядеть план их реализации:

Специалисты «Элефантс» готовы оказать рекламные и PR-услуги на всех этапах представленного плана, как в полном объеме, так и по отдельности.

Изготовление мультимедийных и интерактивных продуктов

Подобный контент является неотъемлемой составляющей рекламно-информационных материалов необходимых для полноценного участия организации в выставке.
Команда «Элефантс» готова изготовить для Вас:

презентационные видео ролики
итоговые и отчетные видео ролики об участии в выставке
интерактивный контент для тач-панелей - каталоги, презентации и т.п

Эти продукты позволят посетителям получить больше информации о Вашей компании и её деятельности, сделают стенд привлекательнее и более запоминающимся.

Посмотреть каталог