Выберите каталог
для скачивания

Скачать каталог выставок

EN

RU

Company

Практическая информация о работе на выставках

Полезные советы

КАК ВЫБРАТЬ ВЫСТАВКУ ДЛЯ ПОСЕЩЕНИЯ

При выборе выставки следует обратить внимание на следующую информацию:

Как организовать поездку в страну проведения мероприятия?

Итак, вы определились с выставкой, которую собираетесь посетить. Предлагаем рассмотреть такой алгоритм дальнейших действий:

1

Проверьте срок действия вашего заграничного паспорта и требования страны посещения, касающиеся минимального срока действия документа на момент пересечения границы. Во многих странах он составляет не менее 3-х месяцев (90 дней), есть и более жесткие требования - не менее 6-ти месяцев (180 дней).
2

Уточните, нужна ли виза для посещения выбранной страны, сроки и условия ее получения. А также какие документы потребуются при пересечении границы.
3

Заранее ознакомьтесь с возможными вариантами, как добраться до места проведения выставки. Уточните, где расположен ближайший аэропорт, есть ли прямые рейсы из РФ. Если прямых рейсов нет, то необходимо ознакомиться с правилами транзита через третью страну.
4

Рекомендуем заранее приобретать авиабилеты и бронировать номера в гостиницах. В большинстве случаев ближе к датам поездки количество доступных вариантов уменьшается, а их стоимость увеличивается. Внимательно проверяйте паспортные данные в авиабилетах и условия предоставления услуг. Если позволяет бюджет, предпочтительно выбирать варианты с возможностью отмены или внесения изменений.
5

Приобретите страховой медицинский полис, действующий на территории страны проведения выставки, даже если его наличие не является обязательным. Стоимость медицинских услуг заграницей очень высокая.
6

Изучите, как удобнее добраться до отеля из аэропорта: какой общественный транспорт доступен и его маршруты, ознакомьтесь с ценами на такси или закажите трансфер до отеля.
7

Свяжитесь со своим оператором мобильной связи для уточнения условий предоставления роуминга в стране проведения выставки. Если Вам необходимо быть постоянно на связи, возможно выгоднее будет приобрести SIM-карту (или eSIM) местного оператора связи.
8

В связи с действующими на данный момент ограничениями по работе банковских карт, выпущенных российскими банками, заранее рассчитайте бюджет на личные расходы во время поездки и приобретите необходимое количество иностранной валюты. Из РФ разрешено вывозить наличную валюту в эквиваленте не превышающем 10000 USD. Заранее ознакомьтесь с действующими ограничениями на ввоз валюты в страну проведения выставки, а также где и как производить обмен валют.
9

Ознакомьтесь с таможенными правилами, ограничениями и запретами на ввоз в страну проведения выставки и вывоз из нее. Незнание законов не освобождает от ответственности
10

Во время поездки внимательно следите за личными вещами, особенно в местах большого скопления людей. Ценные вещи и документы рекомендуется хранить в сейфе отеля.
11

Дополнительную информацию о странах вы можете получить в наших Туристических гайдах.

Как попасть на выставку?

Для посещения выставки вам потребуется приобрести входной билет. Также нужно будет заполнить регистрационные данные: на сайте выставки, через электронные терминалы или в бумажной анкете на стойке регистрации посетителей, непосредственно при входе на выставку. После этого вы получите соответствующий бейдж.

Как правило, если вы зарегистрируетесь заранее на сайте мероприятия, организаторы предоставляют бейдж бесплатно или со скидкой. Кроме того, бесплатные пригласительные билеты можно получить от участников выставки. Организаторы часто предоставляют некоторое количество билетов экспонентам для приглашения своих клиентов. Возможно, какие-то из ваших партнёров являются участниками выставки — тогда билеты можно запросить у них.

Как организовать процесс посещения выставки?

Возьмите с собой достаточное количество презентационных и раздаточных материалов, включая визитки и образцы продукции.

Ознакомьтесь со списком участников: организаторы стараются опубликовать его заранее. Также может быть доступен каталог с описаниями деятельности компаний-участников.

Составьте список интересующих вас компаний. Рекомендуется ограничить его максимум 20 компаниями, так как по исследованиям специалистов среднее количество полноценных визитов на стенд за время пребывания на выставке, которое может совершить посетитель — 11.

Спланируйте маршрут передвижения по выставке к стендам выбранных компаний. Это поможет сэкономить время, особенно если экспозиция большая.

Примите участие в мероприятиях деловой программы по актуальным для вас темам. Для этого потребуется предварительно зарегистрироваться, некоторые из мероприятий могут быть платными. В рамках мероприятия у вас будет возможность познакомиться с другими участниками, в том числе в неформальной обстановке во время перерывов на кофе-брейк или фуршет, если такие предусмотрены программой.

Подробно фиксируйте полученную от экспонентов информацию: контакты ответственных сотрудников, условия сотрудничества (возможно, компания проводит акцию в рамках выставки для посетителей своего стенда и первым обратившимся после выставки клиентам предоставляет скидку или другие выгодные предложения), сроки получения обратной связи. Не лишним будет сделать несколько фотографий стенда и экспонатов — это облегчит их идентификацию по возвращении из командировки.

Как правило, языком международного общения на выставках является английский язык. Однако переводчик со знанием местного языка в стране проведения выставки значительно облегчит общение с потенциальными партнёрами, чтобы переговоры прошли максимально продуктивно.

В течение недели после окончания выставки напомните о себе представителям тех компаний, которые являются перспективными для дальнейшего общения.

Подробно изучите сайт выставки и ознакомьтесь с возможностями, которые предоставляют организаторы посетителям. У большинства организаторов есть сервисы для предварительного назначения B2B-встреч. С их помощью вы сможете заранее запланировать переговоры с представителями интересующих вас компаний. Если подобный сервис отсутствует, вы можете воспользоваться услугами наших специалистов по организации подобных встреч. Они не просто формально назначат место и время встречи, а достоверно подтвердят его с целевым контактом. При необходимости помогут арендовать переговорную комнату на выставке.